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教會歷史檔案管理 未來將專業化分工

2017年04月27日

教會公報

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【邱國榮台北報導】

為健全長老教會及所屬機構的檔案管理，促進檔案開放與應用，發揮檔案功能，4月21日，由台灣基督長老教會總會教會歷史委員會提案「台灣基督長老教會檔案管理條例」，在司會宣讀案由後，宣布開放議員針對此案表示意見，由於未有任何議員對案由有意見，主席隨即裁示表決，經舉手表決達多數後，主席宣布該案通過。

「台灣基督長老教會檔案管理條例」是依據2015年第60屆總會通常年會決議，於2016年7月4至5日假新竹聖經學院召開研討會、聽取各方對該條例的相關意見，依據各方意見整理後，提交給教會歷史委員會討論修改。之後，再依教會歷史委員會第61屆第3次會議決議提出，草案在今年1月6日送抵總委會，建請接納長老教會所屬機構、小會、中會、族群區會推行實施。此條例經總會通常年會通過後實施，至於施行細則，經專責的檔案主管機構訂定，並且經總委會通過後實施。

台灣基督長老教會檔案管理辦法是指各級教會、機構，得依照管理程序而歸檔需管理的文字或非文字資料及其附件。內部又分具有永久保存價值，而移歸總會檔案館管理的檔案──總會檔案；以及由各教會、機構自行管理的檔案──地方教會、機構檔案，並且應設置專責單位或人員。

檔案管理作業，包括點收、立案、編目、保管、檢調。均依據檔案主管機構規定的分類系統及編目規則分類編案、編制目錄。各地方教會、機構應將檔案目錄定期送交檔案主管機構，檔案主管機構應彙整總會檔案目錄及地方教會、機構檔案目錄，定期予以公布，並且附目錄使用說明。檔案主管機構應設置研究部門，加強檔案整理與研究，並且編輯出版檔案資料。

檔案區分永久保存及定期保存。永久保存的教會機構檔案，應移轉至檔案主管機構管理。定期保存，未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀；地方教會及機構檔案保存年限及銷毀辦法，會由檔案主管機構擬定後，報請總會核定。

未來檔案的管理，以及機密檔案管理，其管理方法都需由檔案主管機關報請總會核定。